Pengembangan Sistem Dan Pelaksanaan Pelacakan  Lulusan

Universitas Pendidikan Indonesia Periode 2009-2012

 

Disajikan dalam International Conference on Experience with Link and Match in Higher Education and Workshop and Training on Indonesia National Tracer Study Network

Di Sanur Paradise Plaza Hotel Bali, Indonesia 22-25 Oktober 2012

 

 

Oleh:

Tim Tracer Study

 

A.  Latar  Belakang

 

UPI menargetkan  bahwa pada  tahun 2025 dapat menjadi Universitas Pelopor dan  Unggul dalam Bidang Pendidikan (A Leading  and Outstanding University in Education) di tataran Asia. Kepeloporan dan keunggulan tersebut  terletak pada kreativitas dan produktivitas yang dimiliki oleh sivitas akademika yang  proses dan hasilnya  dikawal dengan sadar  mutu dan prilaku mutu tinggi. Dalam bingkai visi ini, bidang pendidikan memperoleh perhatian sangat khusus, mengingat kekuatan dan jati diri UPI yang sesungguhnya memang berkisar pada bidang pendidikan. Namun  demikian, disiplin dan bidang  keilmuan lain tetap  dikembangkan dengan sungguh-sungguh sehingga memberikan kontribusi signifikan terhadap penguatan disiplin  ilmu pendidikan dan pendidikan disiplin ilmu (cross-fertilization principle). Dengan demikian, kepeloporan dan keunggulan tercermin pula dalam konsep pengembangan keilmuan yang  dilakukan  di lingkungan UPI. Visi Pelopor dan Unggul menyiratkan tekad kuat dari seluruh sivitas untuk menjadikan UPI sebagai lembaga pendidikan tinggi mampu memberikan inspirasi dan menjadi rujukan perumusan kebijakan pendidikan nasional.

Dalam upaya mencapai visi Pelopor dan Unggul, UPI merumuskan empat misi sebagai berikut: (1) menyelenggarakan pendidikan disiplin ilmu pendidikan, pendidikan disiplin ilmu, dan disiplin ilmu lainnya  yang berkualitas, berdaya saing global, dan relevan dengan tujuan pendidikan nasional; (2) menyelenggarakan penelitian untuk mengembangkan teori-teori dan praktik-praktik  pendidikan, serta keilmuan lain yang inovatif dan berakar pada kearifan lokal; (3) mengembangkan pendidikan profesional guru yang terintegrasi dalam pendidikan akademik dan profesi untuk semua jalur dan jenjang pendidikan; dan (4) menyebarluaskan pengalaman dan temuan-temuan inovatif dalam disiplin ilmu pendidikan, pendidikan disiplin ilmu, dan disiplin ilmu lain demi kemajuan masyarakat (UPI, 2010: 15-16).

Mengacu pada visi dan misi di atas, dalam  lima  tahun ke depan UPI akan melakukan upaya pengembangan dengan berfokus pada enam bidang pengembangan, di antaranya adalah kebijakan peningkatan citra, kemitraan, dan internasionalisasi. Kebijakan ini menaungi sembilan program,  salah satunya adalah peningkatan kerja sama dengan pengguna lulusan untuk meningkatkan relevansi dan memperpendek masa tunggu alumni. Mengacu kepada kebijakan tersebut, UPI mempunyai komitmen yang kuat melakukan penelusuran lulusan sebagaimana tertulis dalam surat pernyataan rektor dan digariskan dalam kebijakan anggaran. Hasil Tracer Study (TS) yang diselenggarakan secara kontinu serta sesuai dengan sistem dan standar, sangat bermanfaat sebagai balikan bagi UPI dalam meningkatkan relevansi serta efisiensi internal dan eksternal pendidikan karena TS merupakan penelitian mengenai situasi alumni khususnya dalam hal pencarian kerja, situasi kerja, dan pemanfaatan pemerolehan kompetensi selama kuliah di universitas (Syafiq, 2012: 1). Lebih lanjut dijelaskan oleh Syafik bahwa di negara-negara maju, studi pelacakan jejak alumni adalah studi utama yang telah dilaksanakan secara sistematis, institusional, dan terus menerus. Maka tidak heran jika perguruan tinggi di negara maju diakui relevansi keberadaannya karena mereka terus-menerus melakukan evaluasi diri antara lain melalui TS. Manfaat TS tidaklah terbatas pada perguruan tinggi saja, tetapi lebih jauh lagi dapat memberikan informasi penting mengenai hubungan (link) antara dunia pendidikan tinggi dengan dunia kerja.TS dapat menyajikan informasi mendalam dan rinci mengenai kecocokan kerja baik horisontal (antar berbagai bidang ilmu) maupun vertikal (antar berbagai strata pendidikan). Dengan demikian, TS dapat ikut membantu mengatasi permasalahan kesenjangan kesempatan kerja dan upaya perbaikannya.Bagi universitas, informasi mengenai kompetensi yang relevan bagi dunia kerja dapat membantu upaya perbaikan kurikulum dan sistem pembelajaran. Di sisi lain, dunia industri dan dunia kerja dapat melongok ke dalam instistusi pendidikan tinggi melalui TS, dan dengan demikian dapat menyiapkan diri dengan menyediakan pelatihan-pelatihan yang lebih relevan bagi sarjana pencari kerja baru.

Sangat disayangkan, kegiatan TS yang sangat penting bagi perbaikan sistem dan pengembangan pendidikan tinggi itu,  di UPI belum dilakukan secara komprehensif, kontinu, dan institusional pada tataran universitas. Selama ini, kendati ada beberapa Prodi di UPI yang telah melakukan kegiatan TS namun desain dan metode TS yang mereka gunakan sangat bervariasi. Hasilnya pun belum dapat digunakan secara optimal untuk kepentingan pengambilan kebijakan mutu pada tingkat universitas. Sehubungan itu, diperlukan TS yang  dilaksanakan menggunakan disain dan metodologi yang standar sehingga hasilnya dapat dijadikan banchmark. TS UPI yang dilaksanakan sesuai standar diharapkan dapat menyediakan informasi untuk kepentingan evaluasi hasil pendidikan tinggi di UPI dan selanjutnya dapat digunakan untuk penyempurnaan dan penjaminan kualitas UPI.  Di samping itu diharapkan diperoleh informasi tentang hubungan antara UPI dan dunia kerja profesional, menilai relevansi pendidikan di UPI, informasi bagi para stakeholders, kelengkapan persyaratan bagi akreditasi UPI oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), juga merupakan kelengkapan dalam dokumen Evaluasi Diri (Dirjen Dikti Kemdikbud, 2012).

Hingga saat ini, UPI pun belum melaksanakan TS pada level universitas secara sensal dan komprehensif dengan menggunakan desain dan metodologi standar. TS yang telah dilakukan adalah oleh Prodi dengan menggunakan teknik sampling karena kesulitan menarik partisipasi semua lulusan dalam kegiatan TS secara sensal. Prodi biasanya melakukan TS menjelang kegiatan akreditasi dan hasilnya pun baru untuk kepentingan akreditasi semata. TS yang dilakukan masing-masing Prodi di suatu fakultas, hasilnya diakumulasi menjadi hasil TS fakultas. Hasil akumulasi TS oleh setiap fakultas selanjutnya diakumulasi lagi menjadi TS universitas.

Kendati demikian, ada beberapa pengalaman pelaksanaan TS yang dapat dijadikan good practices meskipun masih relatif terbatas pada beberapa Prodi, misalnya diperolehnya umpan balik dari lulusan dan dunia kerja mengenai adaptibilitas lulusan di lingkungan kerja, makin eratnya komunikasi lulusan dengan Prodi, meningkatnya permintaan lulusan untuk berpartisipasi dalam berbagai pelatihan profesi dan jasa keprofesian, dan terpetakannya sebaran lulusan. Secara internal, keanekaragaman sistem TS yang dilakukan oleh setiap Prodi dengan berbagai dampak pengiringnya, terbukti menimbulkan kesadaran baru pada seluruh civitas akademika untuk memikirkan dan merancang sistem TS yang sesuai standar dan dilakukan pada tingkat universitas. Kesadaran bersama ini telah membangun sinergi berbagai unsur untuk terlibat dalam tim pelaksana TS tingkat universitas. Untuk mengkoordinasikan dan mewadahi semangat kebersamaan ini, maka Rektor UPI menunjuk Kepala Unit Pelaksana Teknis Layanan Bimbingan dan Konseling (UPTLBK) dan sekaligus menetapkan unit ini sebagai sekretariat pelaksanaan kegiatan TS tahun 2012. UPTLBK ditetapkan sebagai lembaga pelaksana kegiatan TS dengan pertimbangan bahwa unit ini memiliki tugas antara lain memberikan layanan bimbingan karir kepada semua mahasiswa dan alumni UPI. Selain itu, sumber daya yang terlibat di UPTLBK berasal dari berbagai Prodi di lingkungan UPI sehingga koordinasi akan relatif lebih mudah dilakukan.

Upaya TS tingkat UPI  dilakukan mengingat pelaksanaan TS seperti selama ini dilakukan beberapa Prodi di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia, dapat menimbulkan rendahnya validitas  hasil, sehingga diperlukan TS dengan sistem, desain, metode, instrumen, dan  prosedur standar sehingga dapat memberikan data yang andal. Untuk itu diperlukan strategi TS yang memungkinkan semua lulusan berpartisipasi sebagai responden secara cepat, mudah, dan efisien. Salah satunya adalah dengan pengembangan sistem dan pelaksanaan TS yang sesuai dengan standar, baik standar Ditjen Dikti maupun standar internasional yang diberlakukan pada universitas kelas dunia, dengan menggunakan mengoptimalkan fasilitas, kapasitas, dan fungsi ICT secara optimal.

 

B.     Pengembangan Sistem Pelacakan Lulusan UPI

1.  Desain Pengembangan  Sistem Pelacakan Lulusan UPI

Studi ini adalah pengembangan sistem dan pelaksaanaan TS di UPI. Sistem TS ini mencakup organisasi/kelembagaan yang akan melaksanakan kegiatan, metode serta instrumen dan infrastruktur pendukung, mekanisme umpan balik, dan pemanfaatan hasil oleh pihak pemangku kepentingan. Desain penelitian yang digunakan adalah cross sectional karena hanya dilakukan satu kali pengumpulan data kepada semua lulusan UPI tahun 2009-2012 secara sensal. Mengingat  studi ini berupa pengembangan sistem TS maka metode penelitian yang digunakan adalah research and development (R&D). Mengacu pada prosedur R&D yang dikemukakan oleh Borg & Gall (1989),  maka langkah kegiatan yang ditempuh dalam pengembangan sistem ini   adalah sebagai berikut.

1)             Analisis potensi dan masalah yang berkaitan dengan pengembangan sistem. Ini dilakukan dengan mengkaji literatur,  jurnal, dan evidensi ilmiah para peneliti sebelumnya. Kegiatan ini dilaksanakan pada minggu pertama bulan Juli 2012.

2)             Melakukan studi lapangan tentang sistem dan penyelenggaraan TS yang ada atau dilakukan selama ini di PT dalam maupun luar negeri. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada minggu kedua bulan Juli 2012.

3)             Mendisain  sistem dan penyelenggaraan TS berdasarkan informasi yang diperoleh pada dua langkah sebelumnya. Kegiatan ini  dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan Juli 2012.

4)             Validasi sistem untuk menilai apakah sistem yang dikembangkan secara rasional lebih efektif dari sistem yang telah ada atau tidak. Ini dilakukan melalui FGD yang melibatkan para pakar TS. Luaran dari kegiatan ini adalah deskripsi kekuatan dan kelemahan sistem berdasarkan judgement pakar.  Kegiatan ini  dilaksanakan pada minggu pertama bulan Agustus 2012.

5)             Perbaikan sistem berdasarkan deskripsi kelemahan sistem yang diperoleh pada langkah ke-4, maka selanjutnya direduksi dengan cara memperbaiki sistem. Kegiatan ini  dilaksanakan pada minggu kedua bulan Agustus 2012.

6)             Uji coba sistem secara terbatas melalui kolaborasi dengan prodi dan fakultas tertentu di lingkungan UPI. Kegiatan ini  dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Agustus 2012.

7)             Revisi sistem berdasarkan masukan dan umpan balik yang diperoleh selama uji coba terbatas. Penyempurnaan sistem terutama ditekankan pada hal-hal yang mengganggu dan menghambat kelancaran pelaksanaan sistem. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada minggu ketiga bulan Agustus 2012.

8)             Ujicoba penerapan sistem pada lingkup yang lebih luas, melibatkan alumni tahun 2009-2012. Kegiatan ini  dilaksanakan pada bulan September 2012.

9)             Revisi sistem berdasarkan kekurangan dan kelemahan yang ditemukan pada saat uji coba dalam kondisi yang sebenarnya pada langkah ke-8. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada bulan September 2012.

10)         Desiminasi sistem melalui seminar dengan mengundang pihak-pihak yang berkepentingan dengan implementasi sistem. Kegiatan ini  dilaksanakan pada bulan Oktober 2012.

 

 

2.  Desain Kelembagaan dan Staffing

Sebagai lembaga yang mengkoordinasikan dan mewadahi pelaksanaan TS, UPTLBK ini merupakan salah satu UPT yang berada di bawah koordinasi Pembantu Rektor I (Bidang Akademik dan Hubungan Internasional) dan Pembantu Rektor II (Bidang Kemahasiswaan dan Kemitraan). Lembaga ini memiliki tugas utama mengembangkan kompetensi kemandirian individu mahasiswa secara utuh, positif, dan komprehensif (UPTLBK, 2012: 7). Untuk menunjang tugas utama tersebut, dibentuk empat pusat layanan, yaitu: (1) Pusat Layanan Pembelajaran dan pelatihan, (2) Pusat Layanan Pengembangan Karir, (3) Pusat Layanan Konseling, dan (4) Pusat Layanan Tes dan Dukungan Sistem. Secara lengkap struktur organogram dan deskripsi tugasnya dapat dilihat pada lampiran 2.

Secara kelembagaan, UPTLBK ini menjalankan fungsi layanan pribadi bagi mahasiswa dalam membentuk struktur utuh layanan pendidikan tinggi di UPI bersama dengan layanan adminsitratif dan layanan pembelajaran. Meskipun layanan pribadi mahasiswa ini tampak kurang populer dibanding dua layanan pendidikan yang lain, namun sama-sama memiliki peran strategis dalam membentuk lulusan UPI yang kompeten.

Dalam proses pengembangan Tracer Study melibatkan berbagai pihak yang terkait, diantaranya tim inti yang di beri tugas oleh pimpinan universitas, pembentukan tim pelaksana teknis, dan penyusunan rencana tindak. Tim tersebut yang secara konsep dan operasional bertugas untuk menyelenggarakan tracer study.

 

 

 

Pihak yang terkait secara umum adalah : (1) Tim pengembang tracer study yang ditunjuk  berdasarkan surat tugas dari pimpinan UPI. Tim ini bertugas untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengolahan pelaporan dan penyebaran hasil tracer study. (2) Tim Pelaksana teknis. Tim ini bertugas untuk mengirimkan data PIN kepada alumni, melakukan pengecekan secara berkala serta menghubungi alumni melalui telpon untuk mengingatkan pengisian instrumen. (3) Tim pengembang Sistem IT. Tim ini dibawah koordinasi Direktorat TIK UPI bertugas untu mengembangkan web alumni dan web tracer di dalamnya, mengubah kuesioner menjadi online serta pemeliharaan dan penyediaan database.

 

3.        Desain Instrumen dan Kebutuhan Sarana/Prasarana Penunjang Kegiatan

Secara spesifik, pelaksanaan TS ini ditujukan untuk menemukan bukti empirik dari para lulusan UPI tentang hal-hal sebagai berikut.

1)        Karakteristik sosiobiografi, pendidikan, dan pekerjaan sebelum kuliah

2)        Kegiaan pendidikan dan pengalaman pembelajaran selama mengikuti kuliah

3)        Pencarian kerja dan transisi ke dunia kerja

4)        Pekerjaan yang ditekuni saat ini

5)        Hubungan antara kompetensi yang diperoleh selama studi dengan tuntutan dunia kerja

6)        Harapan lulusan terhadap lembaga

7)        Kepuasan lembaga/pihak pengguna lulusan

8)        Orientasi nilai kerja.

Dalam jangka panjang, tujuan TS ini memberikan data akurat sebagai pijakan dalam pengembangan mutu layanan pendidikan di UPI dalam upaya menyiapkan lulusan yang memiliki kompetensi sesuai dengan tuntutan dunia kerja global. Pada gilirannya nanti UPI diharapkan dapat meningkatkan efisiensi internal dan eksternal pendidikan tinggi yang diselenggarakannya.

Mengacu pada tujuan tersebut instrumen yang diperlukan adalah berupa format studi dokumentasi, pedoman wawancara, dan kuesioner.  Format studi dokumentasi digunakan untuk mengidentifikasi identitas diri lulusan yang diperoleh dari dokumen lulusan di fakultas dan Direktorat Akademik UPI. Kuesioner digunakan untuk mengungkap sosiobiografis lulusan dan data utama TS lulusan. Sedangkan Pedoman wawancara digunakan untuk melakukan cross check data apabila diduga adanya inkonsistensi.

Instrumen utama TS yang akan digunakan mengacu kepada rambu-rambu Dikti dan hasil adaptasi dari UI. Alasannya adalah karena di Indonesia, saat ini UI adalah pelopor dari revitalisasi TS di Indonesia yang sempat mengalami kevakuman selama kurang lebih satu dekade. Keberhasilan penyelenggaraan TSUI 2010 sebelumnya menjadikan UI sebagai ujung tombak pelaksanaan tracer study tingkat universitas di Indonesia dan berkontribusi pada dunia tracer study secara internasional. Kerjasama telah dan terus digalang dengan berbagai pihak, misalnya dengan pusat tracer study di Eropa, yaitu di Universitas Kassel, Jerman, juga dengan pihak-pihak lain misalnya Kementerian Pendidikan Tinggi Oman yang juga sedang giat melaksanakan tracer study (Syafiq, 2012: 1). Selain itu, dalam rangka mendesain instrumen yang andal, dilakukan juga analisis terhadap instrumen TS yang digunakan pada universitas berkelas dunia.

Kuesioner yang  dikembangkan minimal mengungkap kedelapan  hal tersebut. Kuesioner yang dikembangkan sebagian berupa pertanyaan tertutup yang memungkinkan para lulusan/responden memilih satu atau lebih jawaban yang telah disediakan dan sebagian lagi berupa pertanyaan terbuka yang harus diisi secara naratif oleh responden. Instrumen tersebut diharapkan dapat diakses dan diisi dengan mudah oleh responden secara online.Untuk itu perlu disediakan infrastruktur, sarana, dan prasarana berupa web hosting, domain, komputer server dan PC workstation khusus yang memadai disertai dengan pesawat telepon dan mesin facsimile. Untuk pengelolaan harian dan pembaharuan web secara berkala, diperlukan tenaga teknis yang terlatih mengoperasikan mekanisme dan program TS sebanyak 4 (empat) orang.

C.  Pelaksanaan Pelacakan Lulusan (Tracer Study)  UPI   2012

  Untuk keperluan TS ini target populasinya mencakup seluruh lulusan UPI dalam kurun waktu empat tahun (multy cohort) yaitu lulusan tahun 2009-2012 sebanyak 15.663 orang. Target partisipasi subjek dalam kegiatan TS tahun 2012 ini minimal 30% dari populasi.  Pelacakan lulusan dilakukan secara multimoda dengan menggunakan media telepon, e-mail, fax, atau langsung tatap muka dan responden diwawancara atau mengisi sendiri kuesioner. Prosedur yang ditempuh adalah: (1) menghubungi fakultas di lingkungan UPI untuk mengidentifikasi lulusan dan mencocokannya dengan data Direktorat Akademik, (2) melakukan kontak dengan setiap alumni untuk menjelaskan maksud TS dan meminta mereka berpartisipasi dalam TS, (3) setiap lulusan diminta mengisi kuesioner TS dan mengirimkan kembali kepada tim TS, (4) verifikasi, pengolahan, dan analisis data, dan (5) penyusunan laporan TS.

Pelaksanaan Tracer Study ( TS)  UPI tahun ini  juga dicoba menggunakan layanan ICT yang strategi pengembangannya pada tahun 2012 dapat dilihat sebagai berikut.

1. Prosedur Pengembangan

 

 

Gambar-1 : Alur Tracer Study

 

Tim inti Tracer Study bertugas  untuk melakukan kegiatan secara lengkap, yaitu : (1) Analisis kebutuhan berdasar analisis kebijakan, keilmuan, dan manajemen, (2) Pengembangan spesifikais kebutuhan, meliputi : identifikasi sistem, infrastruktur, target user, dan prosedur teknis. (3) Programing dan Integrasi ke sistem, yaitu pembuatan instruemn online, (4) Validasi Sistem, meliputi kegiatan uji coba, validasi oleh pengguna dan expert. (5) Diseminasi dan implementasi yang meliputi : pemeliharaan sistem, pemeliharaan jaringan, server dan update data.

 

Tim pelaksana teknis bertugas untuk mengirimkan data, memeriksa kelengkapan data dan tim pengingat (reminder) yang ditugaskan oleh lembaga dan difasilitasi dengan sambungan alat komunikasi, misalnya handphone. Petugas maintenance ICT  bertugas untuk pengembangan web hosting dan domain, mengkonversi questionare menjadi online tracer serta pemeliharaan sistem dan databased. Secara lengkap dapat digambarkan alur kegiatan tracer study UPI sebagai berikut :

 

 

Gambar-2: Alur  Teknis Study

 

Kegiatan TracerStudy di UPI dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : (1) pembuatan instrumen yang mengelaborasi dari berbagai unit terkait, baik internal, maupun eksternal, diantaranya merujuk pada standar Dikti, rujukan dari universitas banmaking, serta rumusan item yang menjadi ciri khas UPI sebagai lembaga pendidikan. (2) Mengubah kuesioner menjadi data digital untuk selanjutnya dibuat online. Dalam hal ini UPI menggunakan software QITAFI, merupakan Salah satu perangkat lunak yang tidak memerlukan lisensi yang digunakan dalam tracer study adalah QTAFI (Question Table and Figure) yang dikembangkan oleh Martin Guist dari INCHER-Kassel, University of Kassel, Jerman, yang dapat diakses di situs  http://www.qtafi.de. Namun, perangkat lunak lainnya dapat juga dipakai. (3) Pembuatan hosting dan domain untuk menempelkan web online questionare oleh Direktorat TIK, (4) Pembuatan dan penyebaran pasword/PIN kepada alumni melalui email. Data yang digunakan untuk penyebaran alumni diambil dari data awal update wisudawan. (5) Pengiriman data email kepada semua alumni, (5) Pengolahan data dan analisis data dari kuestionare, serta (6) Sosialisasi data dalam bentuk seminar, jurnal dan yang lainnya.

 

 

2.  Keterlibatan User dalam Pemanfaatan ICT

a.  Administrator

Administrator (admin) berfungsi sebagai pengembang sistem, pengelola sistem, pemelihara (maintenance) dan menjaga kehandalam sistem yang dibuat (security system).

b.  Reminder

Reminder adalah tim yang ditunjuk oleh pengelola yang bertugas untuk mengakses sistem, mengecek keberadaan data onlinetracer studi yang masuk lalu mengakses alumni sebagai upaya mengingatkan agar instrumen diisi dengan lengkap. Saat ini tim reminder belum dapat berfungsi dengan optimal, mengingat keterbatasan waktu untuk segera diadakan pelaporan kegiatan tracer kepada pihak terkait, diantaranya Dikti. Saat ini penjaringan peserta tracer dijaring melalui informasi media jejaring sosial, informasi langsung oleh Prodi/Fakultas kepada alumninya.

c.    Alumni (Target User)

Alumni adalah pengguna akhir sebagai sasaran tracer studi, memiliki hak untuk mengakses dengan autentifikasi yang diberikan oleh admin, tugasnya mengisi angket secara online dan lengkap sesuai kesiapsediaannya.

d.   Tim Pengolah Data

Tim pengolah data adalah tim yang bertugas untuk mengolah data yang sudah masuk dalam sistem tracer studi, dilakukan setelah data terkumpul untuk mengangkat data dan mengolahnya menjadi informasi yang bermakna.

3. Web Online Tracer Study

Tracer Study di UPI telah berupaya untuk mengintegrasikan IT dalam penjaringan data alumni, yaitu dengan dibuatkan Sistem Online Questionare yang berbasis web. Instrumen di buat menggunakan software aplikasi Qtapi yang selanjutnya ditampilkan dalam web dengan alamat http://alumni.upi.edu.

Gambar-3 : Web Tracer Study

 

Pada web tersebut  ditampilkan pengantar sekilas tracer study, yang meliputi konsep, tujuan diakadan tracer study dan manfaat. Disajian juga surat terbuka dari Rektor UPI yakni ajakan untuk mengisi kuesioner dalam tracer study. Selanjutnya klik ‘tracer study’. Petunjuk singkat perihal teknis tracer studi, yatu : (1) Kunjungi website http://alumni.upi.edu, (2) Klik ‘Go Tracer Study’ untuk memulai pengisian Kuesioner Online, masukkan PIN. UPI telah mengirimkan PIN ke alamat email yang diisi pada saat pengisian data wisudawan. (3) PIN juga dapat diperoleh dengan mengunjungi alamat http://alumni.upi.edu/getpin. (4) Masukkan NIM dan tanggal lahir, lalu klik ‘get’, PIN  Anda akan segera muncul. (5) Mohon semua item dalam kuesioner diisi dengan lengkap. Berikut ini digambarkan struktur pengakses data tracer study UPI.

 

Gambar-4 : Pengguna Tracer Study

 

Web tracer  dikases oleh beberapa pihak terkait, yang paling utama oleh user, dalam hal ini adalah alumni angkatan 2009-2012. Selain itu oleh developer yang berperan sebagai administrator pengatur dan pemelihara sistem dan jaringan. Supervisor adalah tim yang memonitor perkembangan tracer, termasuk pengolahan data yang masuk untuk dianalisa lebih lanjut. Operator adalah petugas yang mengirimkan data  PIN dan mengingatkan pada alumni melalui telpon tentang pengisian data tracerstudy. Stakeholder adalah pengguna dan pihak yang berkepentingan dalam tracer, yaitu UPI sebagai lembaga pelaksana tracer dan Dikti.

4. Pemantauan Perkembangan Data

Selama proses penjaringan data melalui online tracer, diperlukan pemantauan perkembangan data yang diberikan oleh alumni, dalam arti perkembangan jumlah alumni yang telah melakukan pengisian data, sehingga dapat dilihat setiap waktu. Untuk kepentingan hal tersebut, tim pengembang membuat sebuah aplikasi berupa ‘executive summary system’ dengan alamat http://alumni.upi.edu/?p=Tracer. Dalam fasilitas ini terdapat pilihan fitur untuk melihat progress berdasarkan kategori : (1) progress, (2) jenis kelamin, (3) tahun masuk, (4) tahun lulus, (5) fakultas.

Gambar-5 : Web Kontrol

 

Gambar tersebut menunjukkan rekapitulasi sementara data yang sudah mausk. Target alumni 2009-2012 sebanyak 28.000 alumni yang sudah melakukan pengisian sebanyak 932 alumni dalam rentang waktu 3 minggu. Dalam web tersebut juga dilengkapi dengan link web tracer pada web jejaring sosial seperti Twitter dan Facebook sebagai upaya penjaringan alumni.

Gambar-6: Progress Per Fakultas

Data di atas menunjukkan perkembangan web alumni yang telah mengisi Tracer Study berdasarkan kategori Fakultas.  Dapat dilihat secara jelas jumlah alumni yang telah mengisi data berdasarkan jurusan/program studi. Data ini sangat membantu untuk mengetahui perkembangan dan kemajuan pengisian data. Informasi ini juga bermanfaat bagi pimpinan Fakultas/Prodi agar lebih menggiatkan alumninya dalam pengisian tracer study.

D.  Hasil Pelacakan Lulusan (Tracer Study)  UPI   2012

Tracer study yang dilakukan oleh UPI belum sampai pada pengolahan data hingga dapat dikemukakan perolehan dan prosentase setiap item dalam instrumen. Hal ini dikarenakan UPI baru kurang dari satu bulan ini melakukan kegiatan pengembangan sistem dan pengambian data pada alumni. Saat ini proses pengambilan data masih terus berlangsung. Namun demikian, dapat digambarkan bahwa dalam waktu 2 minggu semenjak web online Tracer Study di luncurkan, sudah 934 alumni yang telah mengisi kuesioner. Data tersebut akan terus bertambah sampai masa berakhirnya pelaksanaan tracer study. Data yang diperoleh selanjutnya akan diolah sebagai mana mestinya, menyajikan hasilnya dalam berbagai forum dan berbagai kepentingan.

 

REFERENSI

­Borg, W.R. & Gall, H. et al.  (1989), Educational Research, New York: Pitman Publishing.

Direktorat Akademik Universitas Pendidikan Indonesia. (2011). Buku Wisudawan 2009-2012. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.

Ditjen Dikti Kemdikbud. (2012). Panduan Penyusunan Proposal Program Hibah Tracer Study Tahun 2012. Jakarta: Kemdikbud.

ILO. (2011). Child Labour Impact Assessment Toolkit: Tracer Study Manual/International Labour Office, International Programmeon the Elimination of Child Labour (IPEC) Geneva: ILO, International Programme on the Elimination of Child Labour (IPEC)

Syafiq, A. (2012). Ayo Partisipasi dalamTracer Study UI 2011.[Online]. Tersedia http://tracerstudy.ui.ac.id.  [20Maret 2012].

Universitas Pendidikan Indonesia. (2010). Rentra UPI 2011-2015. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.

Universitas Pendidikan Indonesia. (2011). Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Tahun 2012. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.

UPTLBK. (2012). Program Unit Pelaksana Teknis Layanan Bimbingan dan Konseling. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.